Altsystemabschaltung - ohne Datenverlust

Immer häufiger kommt es in Unternehmen zu Systemwechsel der Anwendungssoftware, u.a. um Kosten zu senken. Im Hinblick auf den Datenzugriff der Finanzverwaltung stellt dies erhöhte Anforderungen dar. Die ausgemusterte Hard- und Software muss während der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten immer dann in uneingeschränkt nutzbarem Umfang weiter für den Datenzugriff vorgehalten werden (BMF, Fragen- und Antwortenkatalog, Stand 6. 3. 2003, III.12.), wenn Altdaten nicht durch ein neues bzw. ein upgedatetes System im Sinne der GDPdU ausgewertet werden können.

Viele Unternehmen haben für die Abschaltung Ihrer Altsysteme und der damit verbundenen Möglichkeit steuerrelevante Daten gesetzeskonform auswerten und verfügbar zu halten, Opti.List in Ihre Systemlandschaft integriert. Im Rahmen einer Altsystemabschaltung gehen wir in der Regel wie folgt vor:

• Durchführung eines Workshops
• Auf Basis des Workshops Erstellung eines Konzeptes mit folgenden Inhalten:

- Systembeschreibung
- Investitionsplan
- Projektplan
- Auflistung der zu archivierenden Daten

• Opti.List Systeminstallation
• Opti.List Systemkonfiguration
• Übergabe der zu archivierenden Daten an Opti.List
• Durchführung der Archivierung
• Validierung der Archivierung auf inhaltliche Richtigkeit u.a. auch mit

- IDEA
- InfoZoom

• Herstellung der quantitativ und qualitativ gleichwertigen Auswertungsmöglichkeiten
• Vorbereiten der Ausgabemöglichkeit nach Z3
• Erstellen der Verfahrensdokumentation
• Schulung der Administratoren und Key-User
• Erstellen der Projektdokumentation
• Abschalten des Systems

Weitere Informationen, z.B. was es bei der Abschaltung von Altsystemen zu beachten gilt, finden Sie in unserem GDPdU-Wiki oder kontaktieren Sie uns.