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Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde verabschiedet. Konkret bedeutet das für Unternehmen unter anderem, dass die Signaturpflicht bei elektronischen Rechnungen rückwirkend zum 1. Juli 2011 gestrichen wurde. Der Grund: die EU-Direktive verlangt von den Mitgliedsstaaten eine vollständige Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen.

Rechnungsaussteller und -empfänger müssen weiterhin innerhalb der Aufbewahrungsfristen die Echtheit und Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Den Unternehmen ist es selbst überlassen, wie das umgesetzt wird. Das Finanzamt hat bei einer Umsatzsteuerprüfung auch auf die elektronisch gespeicherten Belege Zugriffsrecht.

Ab Januar 2012 kann das Finanzamt Steuerpflichtige für zeitnahe Betriebsprüfungen auswählen. Diese Prüfung umfasst dann den Zeitraum der zuletzt abgegebenen Steuererklärung. Dies kann mehr als ein Jahr umfassen. Als Ergebnis wird ein Bericht erstellt, der Grund und Höhe der Besteuerung detailliert darstellt. Alternativ erfolgt eine einfache Mitteilung über die ergebnislose Prüfung. Diese Umstellung soll Unternehmen mehr Rechts- und Planungssicherheit bringen. Für die zeitnahe Betriebsprüfung gelten die gleichen Rahmenbedingungen wie für die altbekannte Außenprüfung. Daten sollten gemäß den Anforderungen der GDPdU bereitgehalten werden.

Die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung wurde bei elektronischen Kassen verschärft und Ausnahmeregeln wurden gestrichen. Die Daten der Kasse müssen direkt für den Betriebsprüfer auslesbar sein und dürfen nicht verdichtet gespeichert werden. Zum Beispiel ist es unzulässig die Einzel-Bons zu löschen, auch wenn ein Tagesendsummen-Bon erzeugt wird. Die Aufbewahrung der Bons auf Papier ist ebenfalls nicht zulässig.

Unterlagen, wie die Bedienungsanleitung oder Protokolle von Datenent- und -versorgungen sind vorzuhalten. Es wird empfohlen, die Zeiträume wann die Kasse wo genutzt wurde, zu protokollieren.

Fazit: Erfüllt ein Kassensystem die oben genannten Anforderungen nicht, so ist die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt. In diesem Fall obliegt es dem Betriebsprüfer eine Schätzung der Einnahmen durchzuführen.